La investigación en el Archivo Estatal es gratuita y está abierta a todos.
Para garantizar la conservación del material documental y la eficiencia del funcionamiento de la Sala de Estudio, el personal, los investigadores y los usuarios deben cumplir con estas normas.
1. Para acceder a la Sala de Estudio, es necesario rellenar íntegramente una solicitud anual de acceso a consulta. Esta solicitud estará disponible a la entrada.
2. Los abrigos, bolsos y maletines deben dejarse en las taquillas de la entrada. Se permite el uso de teléfonos móviles y/o cámaras fotográficas.
3. En la Sala de Estudio, solo se permite el uso del material de escritura necesario para la investigación; se excluyen todos aquellos instrumentos que puedan manchar o dañar los documentos (bolígrafos, rotuladores y similares). No se permite consumir ni introducir alimentos ni bebidas en la Sala de Estudio, y los teléfonos móviles deben estar apagados o en modo silencioso.
4. Los usuarios deben firmar de forma legible en el registro de asistencia.
5. Los materiales/inventarios disponibles en la página web institucional y en la Sala de Estudio son de libre consulta y su reproducción solo es posible para uso personal.
6. Las solicitudes de consulta de material documental deben realizarse con reserva previa (antes de las 12:00 h del día laborable anterior al solicitado) por correo electrónico a as-vb@cultura.gov.it, según los siguientes métodos:
Hasta un máximo de 5 unidades de archivo y 3 unidades bibliográficas por persona.
Hay 3 franjas horarias disponibles: de 8:30 a 10:30, de 10:30 a 12:30 y de 13:15 a 15:15. En caso de investigaciones históricas especialmente largas y complejas, es posible reservar una estación para más franjas horarias, si están disponibles.
En el correo electrónico de reserva, es necesario indicar con precisión la colección, la serie y el número de la unidad de archivo solicitada (la información está disponible en los inventarios en línea publicados en la página web institucional y en los inventarios presentes en la propia Sala de Estudio), día y horario de preferencia, nombre de la persona que accederá. Es necesario esperar un correo electrónico de confirmación del Instituto. No se permitirá el acceso a acompañantes no indicados en el correo electrónico simultáneamente.
7. El aforo máximo de la Sala de Estudio es de 2 usuarios por cada horario (máximo 6 usuarios por día).
8. No es posible garantizar la asistencia cualificada continua del personal de archivo en la Sala de Estudio; el investigador debe realizar la investigación de forma independiente. Si se necesita asistencia especializada de archivo, se recomienda notificarlo con suficiente antelación al realizar la reserva. Para cualquier información general y sobre el manejo de las unidades de archivo (véase el art. 11), puede contactar con el personal de seguridad, que está presente constantemente en la Sala de Estudio.
9. Cada usuario solo puede consultar el material documental reservado con antelación; no se aceptarán solicitudes imprevistas de unidades de archivo adicionales.
10. El material de la biblioteca colocado en los estantes abiertos de la Sala de Estudio se puede consultar libremente. El material en depósito se puede solicitar con antelación mediante reserva por correo electrónico, con un máximo de 3 unidades al día. No se ofrece servicio de préstamo.
11. Los usuarios deben abrir solo una carpeta a la vez en su mesa, cerrándola cuidadosamente tras la consulta y colocándola en el carrito. Deben mantener el orden estricto de los documentos dentro de cada unidad de archivo y de cualquier carpeta interna. Deben manipular los documentos con cuidado. No deben escribir sobre ellos ni hacer marcas de ningún tipo. No deben hacer cancelaciones. No deben forzar las encuadernaciones de los volúmenes encuadernados durante la apertura (se pueden solicitar soportes especiales) ni despegar las páginas pegadas.
12. No se permite, bajo ningún concepto, abandonar su puesto con los documentos en consulta. En caso de salida temporal de la sala de estudio, es obligatorio notificar al personal de seguridad, quien custodiará temporalmente el material documental.
13. Una vez finalizada la consulta, el material de archivo debe cerrarse cuidadosamente y colocarse en el carrito. Si se solicita, su conservación en depósito no podrá superar los 10 días hábiles. Cada usuario puede almacenar hasta 3 unidades de archivo. El material bibliográfico de libre consulta debe colocarse en los estantes en la posición exacta.
14. No se permite a los usuarios realizar fotocopias por sí mismos. Es posible utilizar el servicio interno de fotocopias o usar cámaras propias rellenando el formulario correspondiente disponible en la Sala. El servicio de fotocopias se realiza según los métodos establecidos en el propio Reglamento (Anexo 1).
15. La Dirección podrá, en cualquier momento, excluir de la consulta y/o fotocopia los documentos que no estén ordenados, no inventariados, en restauración o cuyo estado de conservación lo requiera.
16. El personal podrá realizar comprobaciones del estado de los documentos y de sus métodos de uso. Los usuarios que infrinjan este Reglamento podrán ser expulsados del Instituto o, en los casos previstos por la ley, denunciados ante la Autoridad competente y el Ministerio de Cultura para su posible exclusión.