REGOLAMENTO PER L’ACCESSO ALLA SALA STUDIO
La ricerca in Archivio di Stato è libera e gratuita (D.lgs. 42/2004, art. 103, comma 2).
L’accesso alla Sala studio può avvenire esclusivamente previa prenotazione.
Allo scopo di garantire una migliore conservazione del materiale documentario e un efficiente funzionamento della Sala di Studio, personale, studiosi e utenti sono tenuti ad osservare gli articoli del presente regolamento.
1 - Per essere ammessi in Sala di Studio è necessario compilare in ogni sua parte una domanda annuale di ammissione alla consultazione, disponibile all’accesso.
2 - Cappotti, giacconi, borse, cartelle, cartelline ecc. devono essere depositati negli appositi armadietti presenti all’ingresso. È possibile portare macchine fotografiche, devices personali e materiali da scrittura. I cellulari devono essere spenti o messi in modalità silenziosa.
3 - In Sala di studio è consentito il solo utilizzo del materiale scrittorio necessario alla ricerca. Sono esclusi tutti quegli strumenti che possono macchiare o danneggiare i documenti (penne, penne stilografiche, pennarelli e simili). Non è ammesso consumare o introdurre in Sala di studio cibi o bevande.
4 - Studiosi e utenti sono tenuti ad apporre la firma leggibile sul registro delle presenze giornaliere che dovrà essere ripetuta in caso di uscita dalla sede dell’Archivio.
5 - I mezzi di corredo/inventari a disposizione sul sito istituzionale e in Sala di studio sono liberamente consultabili e possono essere riprodotti unicamente per utilizzo personale di ricerca della documentazione all’interno del patrimonio dell’Istituto.
6 - Le richieste di consultazione del materiale documentario vanno effettuate previa prenotazione anticipata via e-mail all’indirizzo as-vb@cultura.gov.it. La consultazione dei pezzi segue le seguenti modalità:
- è possibile chiedere la consultazione dei documenti per il giorno successivo a quello della richiesta qualora la richiesta pervenga entro le ore 12 del giorno lavorativo in cui si effettua la richiesta. In caso contrario, l’accesso può avvenire a partire dal pomeriggio.
- è possibile ottenere in consultazione un massimo di 5 unità archivistiche e bibliografiche giornaliere a persona.
- la Sala studio è aperta nella fascia oraria mattutina dalle 8.30 alle 12.30 e in quella pomeridiana dalle 13.15 alle 15.15, qualora non venga comunicata una variazione di orario al momento della richiesta di prenotazione.
- per necessità interne all’istituto, nella e-mail di prenotazione è necessario indicare con esattezza fondo, serie e numero dell’unità archivistica richiesta (le informazioni sono disponibili sugli inventari online pubblicati sul sito istituzionale e sugli inventari cartacei); giorno e fascia oraria preferiti; nominativo della persona che effettuerà l’accesso. È necessario attendere una e-mail di conferma da parte dell’Istituto. Non verrà consentito l’accesso ad accompagnatori non contestualmente indicati nell’e-mail.
7 - La capienza massima della Sala di studio è stabilita in 4 utenti per fascia oraria.
8 - Non è possibile garantire continuativamente l’assistenza di personale archivistico qualificato in Sala di studio. La ricerca deve essere condotta autonomamente dallo studioso ma, qualora si necessiti di assistenza archivistica specializzata, è possibile segnalare la richiesta al momento della prenotazione. Per qualsiasi informazione di carattere generale e relativa alla manipolazione delle unità archivistiche (vedere il successivo art.11) è possibile rivolgersi al personale di vigilanza costantemente presente in Sala di studio.
9 - Ogni utente può consultare esclusivamente il materiale documentario prenotato in anticipo. Le richieste estemporanee di ulteriori unità archivistiche saranno valutate in base alla disponibilità del personale dell’Istituto.
10 - Il materiale bibliotecario collocato a scaffale aperto in Sala di Studio è liberamente consultabile. Non è previsto il servizio di prestito.
11 - Gli studiosi sono tenuti ad aprire le buste chieste in consultazione avendo cura di non mischiare i documenti con quelli delle altre buste. Gli studiosi sono inoltre tenuti a:
- mantenere tassativamente l’ordine delle carte all’interno di ogni unità archivistica e di ogni eventuale fascicolo interno;
- maneggiare con cura i documenti e a non scrivere su di essi né apporre segni di alcun genere;
- non effettuare cancellature;
- non forzare le legature di volumi rilegati durante l’apertura (è possibile richiedere appositi sostegni) né effettuare lo scollamento di eventuali pagine risultanti adese.
12 - Non è consentito per nessun motivo allontanarsi dalla propria postazione con i documenti in consultazione. In caso di allontanamento temporaneo dalla sala di studio è fatto obbligo avvisare il personale di vigilanza che provvederà alla custodia temporanea del materiale documentario.
13 - Terminata la consultazione, il materiale archivistico va richiuso con cura e posizionato sul carrello. Se richiesto, può essere tenuto in deposito per non più di 10 giorni lavorativi. Ogni utente può tenere in deposito fino a n. 5 unità archivistiche. Il materiale bibliografico in libera consultazione deve essere riposto a scaffale nell’esatta posizione.
14 - Non è previsto un servizio di fotocopiatura. È possibile avvalersi del servizio di fotoriproduzione interno o utilizzare apparecchi fotografici propri compilando l’apposita modulistica disponibile in Sala. Il servizio di fotoriproduzione si effettua secondo le modalità previste dal Ministero della Cultura (Tariffario ministeriale).
15 - La Direzione può in qualsiasi momento escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti non ordinati, non inventariati, in restauro o il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
16 - Controlli sullo stato dei documenti e sulle modalità di utilizzo potranno essere effettuati dal personale addetto alla Sala. Gli utenti sorpresi a commettere violazioni del presente Regolamento potranno essere allontanati dall’Istituto o, nei casi previsti dalla legge, segnalati alla competente Autorità e al Ministero della Cultura per un eventuale provvedimento di esclusione dagli Archivi di Stato.
17 - L’area è sottoposta a videosorveglianza per ragioni di sicurezza. Le riprese effettuate verranno trattate ai sensi della vigente normativa sul trattamento dei dati personali dal Direttore dell’Istituto.
18 - Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato, di accesso e consultazione dei documenti e sulla privacy.
Verbania, 13 gennaio 2026